Увольнение сотрудника: действия администратора G Suite (Google Apps)

31/10/16  

Увольнение сотрудника из компании всегда сопряжено с определенными рисками, такими как:
  • наличие доступа к данным даже после увольнения;
  • умышленное удаление данных;
  • скачивание и пересылка данных перед увольнением.
Администратор Google Apps (G Suite) отвечает за обеспечение информационной безопасности в организации после ухода сотрудника.

Ниже вы найдете рекомендации, как обезопасить данные компании от несанкционированного доступа, утечки или потери.

Google разработал рекомендации для администраторов G Suite о необходимых действиях при увольнении сотрудника. По ссылке.

Если есть подозрения, что сотрудник перед уходом мог удалить часть информации из своего Gmail или Диска, то администратор может легко восстановить их, при условии, что данные удалили не более 25 дней назад. Этот функционал доступен и в стандартной версии G Suite Basic (Google Apps for Work) и в расширенной G Suite Business (Google Apps Unlimited).


Как более надежную защиту от потери и утечки данных, можно использовать решение Spinbackup, которое позволяет предотвратить:

1. Случайное или намеренное удаление данных сотрудниками компании;

2. Утечку и перенос информации с корпоративных аккаунтов Google Apps на личные аккаунты сотрудников;

3. Скачивание корпоративных данных на локальные устройства сотрудников, а также предоставление прав редактирования документов сторонним лицам или в публичный доступ.

Вы можете создать свой бесплатный 15-дневный тестовый аккаунт по ссылке ниже: ниже:https://spinbackup.com/signup-b2b/ 

 

То, что вам нравится в поиске Google, теперь есть и в Drive

26/09/2016 

Инновации имеют решающее значение для успеха в бизнесе, поэтому Google постоянно создает инструменты, которые позволят клиентам сделать больше. Поэтому теперь вы можете использовать Natural Language Processing (NLP) и другие новые и улучшенные возможности в поиске Drive, чтобы находить файлы проще и быстрее. Так же уже реализованы несколько функций в Google Docs, которые были добавлены на основе отзывов пользователей. 

NLP – это своеобразный способ «разговорного» поиска, то есть поиск по принципу «ищу так, как говорю». К примеру, вы можете ввести в поисковую строку фразы «найти мою таблицу с бюджетом с декабря прошлого года» или «показать мне презентацию от Анны». Drive NLP поймет, что вы имеете в виду, и по ключевым словам выдаст результаты, из которых вы можете выбрать то, что вас интересует. 

Drive NLP будет становиться лучше с каждым запросом, поэтому – продолжайте поиск. 

Получаем помощь, допуская опечатки

Когда вам нужно найти документ быстро, легко сделать опечатку, набирая слова. У Drive теперь есть новая функция автозамены, предлагающая исправление орфографических ошибок в поисковых терминах. Это может реально помочь в ситуациях, когда ваши мысли движутся быстрее, чем ваши пальцы.

Обновления, созданные на основе отзывов пользователей

Еще несколько небольших, но полезных функции Google Docs, которые помогут сделать работу в приложении более легкой и удобной.

• Так, например, вы можете разделить текст в документе на несколько колонок в Google Docs. Выберите "Колонки" в раскрывающемся меню "Формат", когда вам понадобится больше вариантов форматирования, чтобы визуализировать документ так, как вы это видите.

• Во время работы приходится использовать файлы разных форматов. Когда вы открываете, конвертируете и редактируете не-Google файлы в Документах, Таблицах или Слайдах, приложение сохраняет для вас копию. Поэтому теперь вы можете в любое время просмотреть или скачать исходный файл непосредственно из истории изменений в Документах, Таблицах и Слайдах.

Теперь эти функции доступны во всем мире.

Ну и как всегда, можете оставить ваши отзывы о новых возможностях, в Google+ и Twitter 

Обновленный Google Sites – более легкий, более удобный

13/06/16

Google Sites – один из самых популярных продуктов среди наших корпоративных клиентов.  Сейчас же Google работает над обновлением, чтобы в рамках одной компании сотрудники могли еще проще обмениваться информацией.

С помощью обновленного Google Sites вы можете создавать красивые, функциональные, оптимизированные под любой экран страницы для сбора и распространения контента по всему предприятию.  Новый интуитивный дизайн в стиле «Drug & Drop» поддерживает в реальном времени взаимодействие нескольких редакторов, как, например, это делается в Docs. Также он предлагает легкий доступ ко всему вашему контенту из Календаря, Документов, Диска, Карт и многого другого. 

Обновленный Google Sites  также включает в себя темы и макеты, которые можно масштабировать и адаптировать под любой размер экрана.  Вы можете использовать Сайт, независимо от того, работаете ли вы за 30-дюймовым монитором, на смартфоне или на планшете.

Дополнительная информация для администраторов GoogleApps:

– классический вариант Google Sites будет оставаться полностью функциональным еще не менее одного года;

– в дальнейшем Google предоставит возможность перенести содержимое из классических Google Sites.

Изначально обновленный Google Sites был предусмотрен для небольшого круга клиентов.  Но в Googleрешили расширить количество пользователей через программу пред-тестирования. Если вы являетесь администратором компании, которая использует Google Apps forWork, вы можете сообщить о своей заинтересованности и зарегистрироваться на тестирование Google Sites

Он-лайн тренинги для Google Apps

25/07/16 

Вы только начали использовать или уже используете Google Apps в течение многих лет? Значит, IT-отделам ваших
компаний приходится обучать пользователей и держать их в курсе новейших технологий. В идеальном мире все сотрудники должны взаимодействовать с IТ-персоналом, который бы направлял их на каждом этапе, но это не всегда возможно и эффективно. Именно поэтому Google объявил о запуске службы обучения – новейшего учебного ресурса, доступного для всех организаций, использующих Google Apps for Work.

Что такое тренинг для Google Apps?

Будучи разработанным простым и эффективным, тренинг дает пользователям новый интерактивный опыт обучения в приложении и призван помочь быстро разобраться и начать работать с сервисами  Google Apps. Построенный на Google Cloud Platform, тренинг действует как виртуальный тренер внутри интерфейса Google Apps. Пользователи имеют доступ к голосовым и текстовым интерактивным модулям с поиском по теме в рамках любого из продуктов Google Apps, включающего в себя Gmail, Календарь, Drive, Docs, Google+ и даже Classroom.

Модули доступны на русском, английском, французском и многих других языках.

Как обучение Google Apps  может вам помочь?

Результаты исследований среди клиентов показывают, что в организациях, прошедших обучение для Google Apps, уровень использования всех продуктов Apps на 35% выше. Вот несколько примеров того, чему могут научиться ваши администраторы и конечные пользователи в  ходе тренинга:

– настраивать электронную подпись;

– восстанавливать удаленные сообщения;

– настраивать граничный срок доступа для общих документов;

– и многое, многое другое.

Независимо от степени освоения Google Apps for Work, Google Classroom или консоли управления  Google Apps, обучение для Google Apps может помочь всей организации.

Как начать работу

Из консоли управления Google Apps for Work администраторы  могут легко и оперативно предоставить доступ к тренингу пользователям с Chrome и Chrome OS . Вы можете использовать Chrome Management (доступный для всех клиентов Google Apps) для централизованного управления установкой расширения.

Дополнительную информацию вы можете найти в справочном центре Google.https://support.google.com/a/answer/7039472

В свою очередь, Google с нетерпением ждет результатов обучения Google Apps, чтобы помочь пользователям решить важные задачи управления изменениями и поддержки приложений.

Интеграция Google Drive и MS Outlook

08/04/2016 

В июле мы уже сообщали о том, что Google выпустил плагин Google Drive для Microsoft® Office. Это приложение сделало работу с документами Word, Excel and PowerPoint, хранящимися на Диске, еще проще. Теперь Google расширил возможности плагина - он также поддерживает Outlook.

Отныне пользователи Outlook могут:

1. Прикреплять к письму файлы и ссылки на файлы, хранящиеся на Диске. Так же можно одновременно загрузить файл на свой Google Drive и отправить ссылку на этот файл, используя Outlook.Attach your Drive files directly from Outlook.gif

2. Настраивать права доступа. Перед отправкой письма плагин проверяет текущие настройки доступа к файлам с Диска, ссылки на которые есть в сообщении. При необходимости, пользователю будет предложено изменить настройки, чтобы у получателя был доступ.Update sharing permissions directly from Outlook.gif

3. Сохранять вложенные файлы входящих писем. Открыв входящее сообщение, пользователи увидят дополнительную опцию “Save to Drive”, с помощью которой они смогут сохранить вложенные файлы напрямую на Google Drive.Save email attachments to Drive directly from Outlook.gif

Плагин Drive for Microsoft Office поддерживает Windows-версии Outlook (2007, 2010, 2013).